Tanto a la hora de comprar una fotocopiadora,
alquilarla o elegir la opción de renting tenemos que plantearnos una serie de preguntas
para poder elegir correctamente la fotocopiadora que necesitamos para no acabar con una
copiadora demasiado grande o pequeña para nuestras necesidades.
Tamaño del papel de la fotocopiadora (A4, A3, A2, A1)
Si solo vamos a realizar copias en tamaño folio o A4 estándar no hay necesidad de
comprar o alquilar una fotocopiadora de gran formato que no vamos a usar, y si creemos que
excepcionalmente podríamos necesitar hacer fotocopias en tamaño A3 o superior tal vez
nos resultara más rentable externalizar estas pocas fotocopias a tener que adquirir una
costosa fotocopiadora A2 o A1 que no vamos a usar realmente.
Fotocopiadora color, o fotocopiadora blanco y negro
Esta es otra de las grandes preguntas a la hora de comprar una fotocopiadora, aunque en
la mayoría de las ocasiones si lo pensamos un poco la elección esta clara.
Si en nuestra empresa usamos la fotocopiadora para copiar documentos cuyo único objeto
es tener una copia para ser archivada y/o los documentos que copiamos son en blanco y
negro o bien no nos importa tenerlos con sus colores originales elegiremos una
fotocopiadora en blanco y negro sin dudarlo ya que nos ahorraremos una gran cantidad de
dinero, tanto en el precio de la fotocopiadora como en el precio de los consumibles.
Sin embargo si piensa que va a sacar partido realmente a una fotocopiadora a color
también hay que reconocer que hoy en día las fotocopiadoras a color ya no son tan caras
como hace una o dos décadas.
Velocidad de impresión de la fotocopiadora
Este es un factor crucial que muchas veces no es tenido en cuenta y que marca la
diferencia entre las impresoras multifunción o pequeñas fotocopiadoras y las copiadoras
o fotocopiadoras profesionales.
Para ilustrar la importancia que puede tener esta característica vea el siguiente
ejemplo:
Hoy tiene lugar en su empresa un curso de prevención de riesgos laborales al que ha de
asistir un grupo de 50 trabajadores.
Para esta formación es necesaria que cada uno disponga de un pequeño dossier de tan
solo 25 hojas.
Impresora Multifunción o pequeña fotocopiadora (10 PPM)
(25 folios * 2 caras) * 50 trabajadores = 2500 copias
2500 copias / 10 PPM = 250 minutos
Impresora multifunción o pequeña fotocopiadora a color (5 PPM)
(25 folios * 2 caras) * 50 trabajadores = 2500 copias
2500 copias / 5 PPM = 500 minutos = 4 horas y 10 minutos
Fotocopiadora profesional (40 PPM - Paginas por minuto)
(25 folios * 2 caras) * 50 trabajadores = 2500 copias
2500 copias / 40 PPM = 62 minutos = 1 hora y 2 minutos
Y este seria el tiempo que necesitaríamos para imprimir si disponemos de una copia
digital en un ordenador porque si necesitamos escanear e imprimir el tiempo necesario se
incrementa bastante en el caso de las impresoras multifunción o fotocopiadoras
económicas de bajo perfil.
A continuación incluimos una tabla que le puede ayudar a tomar una decisión al
plantearse el tipo de trabajos que realizar con la fotocopiadora en su empresa.
Otras cuestiones a tener en cuenta
- Copias o Fotocopias mensuales.
- Fotocopiadora nueva o de segunda mano.
- Comprar, alquilar o renting.
- Tiempo de respuesta en reparaciones.
- Alimentación automática.
- Impresión a doble cara automática.
Piense en las tres primeras cuestiones planteadas que son las más importantes a la hora
de elegir una fotocopiadora, así como las expuestas debajo de ellas y encuentre cual es
la copiadora que más le conviene a usted o a su empresa tras contestar y/o pensar en estas
preguntas. |