Fotocopiadoras : Como elegir una fotocopiadora

Tanto a la hora de comprar una fotocopiadora, alquilarla o elegir la opción de renting tenemos que plantearnos una serie de preguntas para poder elegir correctamente la fotocopiadora que necesitamos para no acabar con una copiadora demasiado grande o pequeña para nuestras necesidades.

Tamaño del papel de la fotocopiadora (A4, A3, A2, A1)

Si solo vamos a realizar copias en tamaño folio o A4 estándar no hay necesidad de comprar o alquilar una fotocopiadora de gran formato que no vamos a usar, y si creemos que excepcionalmente podríamos necesitar hacer fotocopias en tamaño A3 o superior tal vez nos resultara más rentable externalizar estas pocas fotocopias a tener que adquirir una costosa fotocopiadora A2 o A1 que no vamos a usar realmente.

Fotocopiadora color, o fotocopiadora blanco y negro

Esta es otra de las grandes preguntas a la hora de comprar una fotocopiadora, aunque en la mayoría de las ocasiones si lo pensamos un poco la elección esta clara.

Si en nuestra empresa usamos la fotocopiadora para copiar documentos cuyo único objeto es tener una copia para ser archivada y/o los documentos que copiamos son en blanco y negro o bien no nos importa tenerlos con sus colores originales elegiremos una fotocopiadora en blanco y negro sin dudarlo ya que nos ahorraremos una gran cantidad de dinero, tanto en el precio de la fotocopiadora como en el precio de los consumibles.

Sin embargo si piensa que va a sacar partido realmente a una fotocopiadora a color también hay que reconocer que hoy en día las fotocopiadoras a color ya no son tan caras como hace una o dos décadas.

Velocidad de impresión de la fotocopiadora

Este es un factor crucial que muchas veces no es tenido en cuenta y que marca la diferencia entre las impresoras multifunción o pequeñas fotocopiadoras y las copiadoras o fotocopiadoras profesionales.

Para ilustrar la importancia que puede tener esta característica vea el siguiente ejemplo:

Hoy tiene lugar en su empresa un curso de prevención de riesgos laborales al que ha de asistir un grupo de 50 trabajadores.

Para esta formación es necesaria que cada uno disponga de un pequeño dossier de tan solo 25 hojas.

Impresora Multifunción o pequeña fotocopiadora (10 PPM)
(25 folios * 2 caras) * 50 trabajadores = 2500 copias
2500 copias / 10 PPM = 250 minutos

Impresora multifunción o pequeña fotocopiadora a color (5 PPM)
(25 folios * 2 caras) * 50 trabajadores = 2500 copias
2500 copias / 5 PPM = 500 minutos = 4 horas y 10 minutos

Fotocopiadora profesional (40 PPM - Paginas por minuto)
(25 folios * 2 caras) * 50 trabajadores = 2500 copias
2500 copias / 40 PPM = 62 minutos = 1 hora y 2 minutos

Y este seria el tiempo que necesitaríamos para imprimir si disponemos de una copia digital en un ordenador porque si necesitamos escanear e imprimir el tiempo necesario se incrementa bastante en el caso de las impresoras multifunción o fotocopiadoras económicas de bajo perfil.

A continuación incluimos una tabla que le puede ayudar a tomar una decisión al plantearse el tipo de trabajos que realizar con la fotocopiadora en su empresa.

Como elegir una fotocopiadora

Otras cuestiones a tener en cuenta

- Copias o Fotocopias mensuales.

- Fotocopiadora nueva o de segunda mano.

- Comprar, alquilar o renting.

- Tiempo de respuesta en reparaciones.

- Alimentación automática.

- Impresión a doble cara automática.

Piense en las tres primeras cuestiones planteadas que son las más importantes a la hora de elegir una fotocopiadora, así como las expuestas debajo de ellas y encuentre cual es la copiadora que más le conviene a usted o a su empresa tras contestar y/o pensar en estas preguntas.

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